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Kryptische IT-Dateien und ein tolles Team

Einblicke in die IT-Welt von P&C

Hey,
wusstest du, dass hinter einem P&C Verkaufshaus mehr steckt, als nur eine große Filiale und ein Lager? Wahrscheinlich konntest du dir das schon denken 😉. Kollektionen werden bestellt und geliefert, Rechnungen bezahlt, Kassendaten verarbeitet und vieles mehr. Dahinter steckt natürlich eine Menge IT.

Um diese kümmert sich die Fashion Digital GmbH & Co. KG, eine Tochtergesellschaft der P&C KG Düsseldorf. Wir sind die IT-Abteilung von P&C. Mit rund 230 IT-Spezialist:innen setzen wir IT-Themen im Fashion-Handel um und entwickeln neueste Technologien zur optimalen Unterstützung der Prozesse von P&C. Mein Name ist Katharina und ich bin seit Januar 2018 an Board im Ressort PDLPL – Procurement, Distribution, Logistic & Private Label. Wir kümmern uns um die SAP Retail Systeme.

Papier und E-Mails sind „out“

Alle neuen Kollektionen werden vom Einkauf bestellt. Dadurch erhalten wir eine Rechnung, die die Buchhaltung bezahlt. Aber wie kommt die Rechnung bei der Buchhaltung an? Bis vor einiger Zeit hieß es noch: Per Post oder per E-Mail. „Ist das denn noch zeitgemäß?“ fragte sich das EDI-Projektteam und starte kurzerhand eine Initiative, um das EDI-Format INVOIC einzurichten. (Was genau dieses Format mit sich bringt, erfährst du gleich. 😉) Das Thema fand bei den Kolleg:innen aus der Buchhaltung (die ASD Accounting Service Düsseldorf GmbH & Co. KG) und den Test-Lieferanten großen Anklang. Deshalb wurde beschlossen nach und nach alle Lieferanten auf das neue Format umzustellen. Das ist jetzt mein Job, zusammen mit meinem Team „Beschaffung“ kümmere ich mich um den Bereich EDI.

Zeit für ein bisschen Theorie 

EDI steht für Electronic Data Interchange. Es gibt den EDIFACT-Standard (= Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport), einen branchenübergreifenden internationalen Standard für das Format elektronischer Daten im Geschäftsverkehr. Das INVOIC-Format ist ein Teil dieses Standards und legt fest, in welcher Form die Daten einer Rechnung versendet werden.

Und jetzt bitte noch mal auf Deutsch?

Wir richten einen Weg ein, über welchen der Lieferant die Rechnungsdaten direkt an unser SAP-System senden kann, ohne dass man manuell eine E-Mail bearbeiten, oder gar einen Papierbeleg drucken muss. Stimmen die Rechnungsdaten mit dem überein, was uns der Lieferant geliefert hat (das ist meistens der Fall), wird die Rechnung auch gleich automatisch gebucht. Somit bleibt dem Buchhalter eine Menge Mehraufwand erspart.

IT-ler unter sich

Und was mache ich jetzt konkret? Meine Kolleg:innen vom Vendor Management, die sich um die Beziehungen zu den Lieferanten kümmern, verbinden mich mit dem entsprechenden IT-ler des Lieferanten. Wir schicken uns viele Dateien mit kryptischem Inhalt hin und her. Diese Dateien enthalten, mit viel Fantasie für Außenstehende, die Daten der jeweiligen Rechnung. Irgendwann heißt es dann „FERTIG!!!“ und es gibt einen GoLive-Termin. Zu diesem Zeitpunkt nehmen wir die neuen Einstellungen für diesen Lieferanten in Betrieb und dann bekommt die Buchhaltung eine ganze Menge Papier oder E-Mails weniger.

Noch etwas konkreter: Ein Lieferant schickt uns die Daten, die er normalerweise auf eine Papier-Rechnung schreiben würde, im sogenannten INVOIC-Format. Ich überprüfe, ob die Daten aus technischer Sicht korrekt sind. Dann teile ich dem Lieferanten mit, welche Änderungen er vornehmen muss, damit die Daten von unserem System erkannt werden. Anschließend prüfen meine Kolleg:innen aus der Buchhaltung, ob die Inhalte, wie Beträge oder Steuerkennzeichen richtig sind. Da das INVOIC-Format ein weltweit genutztes Standardformat ist, müssen alle Vorgaben genau eingehalten werden. Dieses Vorgehen muss für jeden Lieferanten einzeln durchgeführt werden, da jeder Lieferant ein anderes IT-System verwendet und meist erst prüfen muss, wie er seine Daten in dieses Format überführen kann.

„Und das machst du den ganzen Tag?“

Nein, das ist nur ein kleiner Teil meines Aufgabengebiets. Neben INVOIC richten wir auch andere EDI-Formate ein, so dass auch Artikeldaten, Bestellungen, Bestellbestätigungen oder Lieferscheine elektronisch übermittelt werden können. In der täglichen Arbeit des Fachbereichs werden wir regelmäßig vor neue Herausforderungen gestellt. Dazu gehören Kleinigkeiten, wie z.B. Verbindungsprobleme oder fehlerhafte Datensätze von Lieferanten oder eine falsche Währung in einer Bestellung. Aber auch umfangreichere Themen, wie z.B. die Einführung eines neuen Steuerkennzeichens. Dies war bei der Mehrwertsteuer-Senkung im Zuge der Corona-Maßnahmen der Bundesregierung notwendig. Die Anforderungen sind selten dieselben und erfordern immer wieder neue Ideen bei der Analyse. Glücklicherweise bin ich damit nicht allein. Ich habe ein großartiges Team um mich, in welchem wir uns gegenseitig unterstützen und unser Wissen teilen.

Und dann kommen die richtig spannenden Themen:

Neue Projekte, CRs = Change Requests oder auch einfach Neuanforderungen genannt.  Das sind die Themen, die uns IT-lern eigentlich am meisten Spaß machen. Unser SAP-System kann zwar schon eine ganze Menge. Die IT-Welt steht jedoch niemals still und die Technik entwickelt sich ständig weiter. Daher gibt es stetig neue Anforderungen, um die internen Prozesse zu optimieren und im Zeitalter der Digitalisierung die veränderten Kundenbedürfnisse zu erfüllen. Man kommt also nie an den Punkt „So soll es sein, so kann es bleiben“. Wird ein Projekt beendet, steht am nächsten Tag auch schon die nächste Herausforderung vor der Tür, die umgesetzt werden will, damit wir als Unternehmen auf dem Markt immer am Ball bleiben.

Eines ist sicher, es wird  niemals langweilig! 🙂

Bis bald,

Katharina

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