Wenn mich meine Freundinnen fragen, „Wie ist denn so Dein Job als Assistentin der Unternehmensleitung?“, sage ich immer: „Super! Ich fühle mich, wie ein chinesischer Zirkusakrobat, der gleichzeitig dutzende rotierende Teller auf langen Stäben in der Luft hält – und das macht unheimlich Spaß und wird nie langweilig“! Heute gebe ich dir also einen kleinen Einblick, wie so ein Tag in meinem Job aussieht.
08:30 Los geht’s in Richtung Büro!
Um gut durchgelüftet und frisch im Büro anzukommen, gehe ich am liebsten zu Fuß ins Büro. Wenn das Wetter schön ist, nehme ich den Weg durch den Belvedere-Garten und fühle mich wie eine Königin, der Wien zu Füßen liegt.
09:00 Erst mal ankommen
Während mein Computer hochfährt, mache ich eine kleine Begrüßungsrunde und checke gleich, wie der Kalender von Herrn Dr. Matic heute aussieht. Nochmal schnell kontrollieren, ob sich seit gestern Termine verschoben haben, alle Unterlagen bereit sind oder akut etwas zu organisieren ist. Dieses Jahr ist natürlich alles etwas anders, weil mein Chef im Moment wegen der Reiseeinschränkungen leider nicht so oft in Wien ist, aber mit E-Mail, Telefon und MS-Teams kann ich ihn trotzdem perfekt unterstützen – auch wenn ich es ein bisschen schade finde, dass wir einander im Moment selten sehen.
09:30 Neue Kollegen in Sicht?
Als Assistentin im HR-Bereich, habe ich viel mit der Organisation von Kandidatengesprächen, die Herr Dr. Matic persönlich führt, zu tun. Also schnell ein Telefonat mit dem Personalberater, Terminoptionen finden, Kontakt mit dem Kandidaten aufnehmen, Räume für Gespräche buchen, Unterlagen vorbereiten,… Eine sehr vertrauliche Aufgabe! Aber ich liebe es, hochkonzentriert zu arbeiten und alles minutiös unter Kontrolle zu haben.
11:00 Chef im Anflug
„Bitte Flugoptionen herausfinden…“ Hurra, also vielleicht doch ein Wienbesuch in Sicht! Ich rufe bei unserer super Reisestelle an und kläre Flugmöglichkeiten und –preise, schlage Optionen vor und trage alles im Kalender ein.
12:00 Kurzes Hallo nach Düsseldorf
Auch wenn sie tausende Kilometer von Wien entfernt sind, meine UL-Assistenz-Kolleginnen in Düsseldorf sind einfach die besten. Ich rufe an, um einen Termin zu vereinbaren, bei dem u.a. gleich mehrere Unternehmensleiter teilnehmen sollen. Das sind die wahren Herausforderungen, aber gemeinsam schaffen wir das!
12:30 Assistentinnen-Sudoku
Den Kalender meines Chefs zu führen, ist für mich wie Sudoku für Fortgeschrittene. Alles soll so organisiert sein, dass jeder Tag optimal abläuft, er möglichst kleine Puffer zwischen den Terminen hat und die unglaubliche Flut an Terminen und Themen möglichst stresslos abarbeiten kann.
13:00 Ein bisschen Luft schnappen
Die Sonne strahlt, viel zu schade, um im Büro zu sitzen… Ich spaziere durch den herrlichen Botanischen Garten und esse nachher meinen Salat während der Arbeit. Ja, ja, nicht unbedingt optimal, aber man muss Prioritäten setzen.
13:30 Protokoll – wie war das nochmal?
Endlich komme ich dazu, das Protokoll des gestrigen Ressortleiter-Meetings fertigzustellen.
Ich habe gestern alles mitgeschrieben und muss nun To Dos und Entscheidungen perfekt zusammenfassen und in Form bringen.
15:00 Ich und meine Mappen
In meinem Kasten habe ich einen Stapel von mindestens 25 Unterschriftenmappen, die ständig im Einsatz sind. Verträge kommen u.a. von der Rechtsabteilung per Post oder E-Mail. Dann heißt es, zweifach ausdrucken, Namen und Datum einstempeln, Unterschriften einholen, dann alles einscannen und an den Adressaten oder die Rechtsabteilung schicken.
Alles Routine… aber konzentriert, denn es darf nichts unter den Tisch fallen.
16:00 Kleiner Austausch mit meiner Kollegin
In der jetzigen Zeit ohne Cafe und mit größtmöglichem Abstand – ich stehe an Ihrer Büro-Türe und sie sitzt am Schreibtisch – und natürlich ist die Maske dabei. Da meine Kollegin gerade erst als UL-Assistentin für den zweiten UL, der hier in Wien sitzt, gestartet hat, möchte ich sie optimal unterstützen, gebe Tipps und beantworte alle Fragezeichen. Großartig, wie schnell sie sich in kürzester Zeit eingearbeitet hat, obwohl sie davor hier im Unternehmen eine ganz andere Aufgabe als Abteilungsleiterin im Haus Kärtnerstraße hatte. Ich finde es super, wie man sich hier im Unternehmen bewegen kann!
16:30 Reisekostenabrechnungen – I am the master…
Nach beinahe sieben Jahren in diesem Job, bin ich zum Master der Reisekostenabrechnungen geworden :-). Das ist bei einem Chef, der mehrmals in der Woche reist eine komplexe Sache und muss absolut korrekt gemacht werden. Also noch einmal voll konzentriert in die letzten Stunden des Arbeitstages.
17:45 Räume checken und ein Blick auf den nächsten Tag
Kurz bevor ich mich auf den Heimweg mache, checke ich noch einmal alle Besprechungs- und Videokonferenzräume. Licht aus, Fenster zu, Gläser und Flaschen wegräumen,… eigentlich müsste das jeder, der den Raum benützt selber tun, aber ein kurzer Check ist immer gut. Dann noch ein kurzer Blick in den Kalender vom nächsten Tag, damit ich morgen gleich weiß, was läuft.
18:00 Heimweg
Computer runterfahren und los geht’s zu Fuß nach Hause. Diesmal höre ich mir auf dem Heimweg die neueste Folge unseres Podcasts „Gesprächsstoff“ an. Super, wie interessant und spannend die Beiträge sind und wie nahbar die Personen, die interviewt werden. Auch das macht mich glücklich, bei P&C zu arbeiten.
Der Tag ist nun geschafft und ich hoffe ich konnte dir einen spannenden Einblick in meine Tätigkeit als Assistentin der Unternehmensleitung geben.
Bis bald
Eure Bettina
